Terlibat, Mendengarkan, Dan Bekerja Dengan Pemangku Kepentingan Anda

Dalam setiap proyek, perubahan, atau inisiatif transformasi, keterlibatan pemangku kepentingan sangat penting untuk kesuksesan. Melibatkan pemangku kepentingan secara efektif dapat membantu memastikan bahwa setiap orang terlibat, memahami tujuan proyek, dan termotivasi untuk menyumbangkan upaya terbaik mereka. Sebagai theairsoftfactory.com pemimpin pembelajaran dan pengembangan, Anda harus mahir dalam memilih, melibatkan, dan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan untuk merancang, mengembangkan, dan memberikan proyek dan inisiatif yang sukses. Keterlibatan pemangku kepentingan bisa sangat bermanfaat karena membantu mengurangi risiko proyek; itu memastikan para pemangku kepentingan menahan diri dari membuat perubahan besar dan tiba-tiba yang mempertaruhkan keberhasilan proyek. Berikut adalah tujuh taktik kemenangan untuk dipertimbangkan saat Anda meningkatkan strategi keterlibatan pemangku kepentingan Anda.

7 Strategi Untuk Keterlibatan Pemangku Kepentingan yang Sukses

1. Pilih Pemangku Kepentingan Anda

Sebelum melibatkan mereka, Anda perlu tahu siapa mereka. Buat daftar semua orang yang mungkin terpengaruh oleh proyek Anda, termasuk pemangku termelaktasi.com kepentingan internal dan eksternal. Ini mungkin termasuk karyawan, pelanggan, pemasok, mitra, investor, regulator, dan anggota masyarakat. Setelah Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan Anda, prioritaskan mereka berdasarkan “nilai dan suara” mereka dalam proyek. Institut Manajemen Proyek [1] mendefinisikan “pengaruh” sebagai seberapa besar kekuatan yang dimiliki pemangku kepentingan atas suatu proyek. Menurut McKinsey, nilai pemangku kepentingan didefinisikan sebagai jumlah pendapatan, sumber daya, atau modal yang ditangkap oleh pemangku kepentingan tertentu. Di sebagian besar organisasi, 50% dari nilai biasanya ditangkap oleh 15 hingga 20 peran. Suara pemangku kepentingan didefinisikan sebagai jumlah pengaruh pemangku kepentingan terhadap organisasi. Pengaruh ditentukan oleh apakah para pemangku kepentingan dipercaya, dihormati, dan dimintai nasihatnya. Pemangku kepentingan must-have Anda akan memiliki nilai dan suara yang tinggi, yang berarti mereka bertanggung jawab untuk menangkap nilai dan dipercaya serta dihormati.

2. Memahami Kebutuhan dan Harapan Pemangku Kepentingan

Setiap pemangku kepentingan akan memiliki kebutuhan dan harapan mereka sendiri, jadi memahaminya sangatlah penting. Luangkan waktu untuk mengajukan pertanyaan dan dengarkan setiap pemangku kepentingan sehingga Anda dapat mempelajari apa yang mereka inginkan dari proyek tersebut. Ajukan pertanyaan dan cari masukan mereka untuk lebih memahami perspektif mereka. Elemen kunci dalam memahami kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan adalah mampu mendefinisikan, memahami, dan mengelola polaritas secara efektif [2]. Setelah Anda memahami kebutuhan dan harapan mereka, Anda dapat menyesuaikan upaya komunikasi dan keterlibatan Anda untuk memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan Anda.

3. Berkomunikasi Lebih Awal Dan Sering

Komunikasi sangat penting untuk keterlibatan pemangku kepentingan. Beri tahu pemangku kepentingan Anda tentang kemajuan proyek, pencapaian, dan perubahan. Gunakan berbagai saluran komunikasi, seperti email, buletin, media sosial, dan pertemuan tatap muka, untuk menjangkau pemangku kepentingan di mana pun mereka berada. Undang mereka ke pertemuan online dua mingguan, bulanan, atau tiga bulanan, bergantung pada proyek Anda. Gunakan pertemuan untuk memberikan pembaruan pada proyek Anda dan tawarkan platform kepada pemangku kepentingan Anda untuk berbagi umpan balik, wawasan, dan perspektif mereka tentang kemajuan Anda. Bersikaplah jelas, ringkas, dan transparan dalam komunikasi Anda, dan pastikan Anda menjawab kekhawatiran dan pertanyaan mereka serta memanfaatkan rekomendasi dan saran mereka.

4. Bangun Koalisi

Membangun koalisi yang menghasilkan hubungan yang solid dengan pemangku kepentingan Anda sangat penting untuk keterlibatan yang berhasil. Luangkan waktu untuk mengenal setiap pemangku kepentingan secara individu dan membangun hubungan dan kepercayaan. Tunjukkan kepada pemangku kepentingan Anda bahwa Anda menghargai masukan mereka dan berkomitmen untuk bekerja sama menuju tujuan bersama. Ingat bahwa membangun hubungan adalah proses berkelanjutan yang membutuhkan waktu dan usaha. Seperti yang diungkapkan dalam penelitian terkait oleh Harvard Business Review [3], koalisi berdampak tinggi adalah struktur organisasi baru yang menghubungkan organisasi utama dengan pemimpin pemikiran dari industri, akademisi, LSM, dan pemerintah untuk bekerja sama dan mengajukan pertanyaan sulit untuk memecahkan masalah guna memberikan hasil yang berdampak. Contoh yang baik dari koalisi yang efektif adalah Koalisi Perawatan Kesehatan COVID-19 (C19HCC), yang dibentuk pada Maret 2020. Koalisi ini terdiri dari 18 pemimpin berdedikasi dari organisasi utama, termasuk Amazon Web Services. Epic, Mayo Clinic, dan Microsoft bekerja sama dan menjawab banyak pertanyaan penting yang menginformasikan bagaimana dunia dapat mengatasi masalah spesifik seputar pandemi covid 19.

5. Mencari Umpan Balik Pemangku Kepentingan

Pemangku kepentingan akan lebih terlibat dan berinvestasi dalam proyek jika mereka merasa pendapat dan umpan balik mereka penting dan jika mereka juga memiliki suara dalam proses pengambilan keputusan. Cari masukan mereka dan libatkan mereka dalam pengambilan keputusan dalam pertemuan mingguan atau berkala Anda. Jika mereka adalah pemangku kepentingan yang bernilai tinggi dan bersuara tinggi, mereka akan memberikan umpan balik bernilai tambah yang sangat penting bagi upaya Anda. Melibatkan pemangku kepentingan dengan mencari umpan balik mereka akan memastikan bahwa proyek mencerminkan kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan, serta komitmen mereka terhadap proyek dan keberhasilannya.

6. Tetap Terdepan Dari Perubahan

Tetap terinformasi tentang penelitian dan tren yang relevan dengan proyek Anda dan bagikan dengan pemangku kepentingan Anda. Awasi tren dan perubahan yang dapat memengaruhi proyek, dan bersiaplah untuk menyesuaikan strategi sesuai kebutuhan. Bersiaplah untuk mengantisipasi potensi tantangan dan masalah pada proyek dan proaktif dalam mengatasinya. Berada di depan perubahan akan membantu Anda menghindari kejutan dan membuat pemangku kepentingan tetap mendapat informasi dan terlibat.

7. Mengukur, Mengevaluasi, dan Mengenali Keterlibatan

Terakhir, ukur dan evaluasi upaya keterlibatan pemangku kepentingan Anda secara teratur. Melakukan hal itu dapat menginformasikan upaya Anda secara keseluruhan seputar kemajuan dan hasil proyek Anda. Selain itu, pengukuran dan evaluasi dapat membantu Anda mendemonstrasikan nilai yang dibawa oleh pemangku kepentingan Anda ke dalam upaya Anda dan membantu Anda mengenali dan menghargai kontribusi mereka. Anda dapat menggunakan platform keterlibatan pemangku kepentingan [4] untuk memanfaatkan alat pelibatan pemangku kepentingan front-office dan analitik data back-office untuk mengukur, mengevaluasi, dan mengenali pemangku kepentingan Anda dengan lebih baik. Pengakuan pemangku kepentingan merupakan dasar dalam membangun koalisi karena memperkuat hubungan Anda dengan pemangku kepentingan dalam jangka panjang.

Kesimpulan

Pemangku kepentingan sangat penting bagi organisasi, dan keterlibatan pemangku kepentingan sangat penting untuk keberhasilan setiap proyek atau inisiatif. Pemangku kepentingan dapat berasal dari internal dan eksternal organisasi Anda, atau keduanya. Dengan mendefinisikan pemangku kepentingan Anda, memahami kebutuhan dan harapan mereka, berkomunikasi secara teratur dan efektif, membangun hubungan, mencari umpan balik pemangku kepentingan, bersikap proaktif, serta mengevaluasi dan mengenali keterlibatan pemangku kepentingan Anda, Anda akan dapat melibatkan pemangku kepentingan Anda secara efektif dan memanfaatkan kebijaksanaan, wawasan mereka. , dan kontribusi untuk mengatasi tantangan dan memberikan hasil bisnis yang sukses.

Referensi:

[1] Analisis pemangku kepentingan

[2] Keterampilan eLearning 2030: Mengelola Polaritas

[3] Menciptakan Koalisi Berdampak Tinggi

[4] Perangkat Lunak Manajemen Pemangku Kepentingan